大企業あるあるなムダ会議を変えるための3つの秘訣(生産性超UP)

会議はお好きですか?

運営者は意味の無いダラダラとしたムダ会議が大嫌いです。

しかし、大企業サラリーマンはムダ会議から逃げられませんよね。

そんなムダ会議を価値あるものに変えられたら、ワクワクしませんか?

本記事ではムダ会議を変えるための3つの秘訣を解説していきます。明日からすぐに実践できますので、最後まで是非ともお読みください!

本記事で解決するお悩み
  1. 意味の無いダラダラ会議はダルいから嫌い…
  2. 会議でいつも”聞くだけ”の状態を打破したい…
  3. 会議後に「結局何だったっけ?」となりがち…
本記事でわかること
  1. ムダ会議をなくすための3つの秘訣
本記事の結論
  1. ムダ会議を無くしてもっと意味ある会議をしよう。大企業の会議を制する人は、仕事を制する。
この記事を書いている人
Hiro

英語で大企業サラリーマンLifeをハックしています!

  1. 米国大学院への社費留学をGETした大企業サラリーマン(商社マン)。
  2. TOEIC975点、英検準1級。英語によるビジネス交渉実績多数。
  3. 英語力で社内で”何者か”になり最速出世&美味しいポジションを満喫中。
目次

大企業にムダ会議が多い原因

ムダ会議:3つの原因

「早く終わらないかな…」

「この会議そもそもなんだっけ…?」

「あ、あの件今のうちに内職しておこう」

これまでの会議で1度や2度はこんな事を感じたことってありますよね。特にランチ後の会議となるともう睡魔との闘いでウツラウツラと…。

ムダ会議で起きていることを整理してみると、会議開催者側に3つほど原因があると整理できます。

ムダ会議の原因

ムダ会議が生まれる3つの原因

  1. 準備力の不足:会議までに準備する・させるべきことができていない
  2. 進行力の不足:進行役が会議をきっちり廻せていない
  3. 事後フォロー力の不足:会議で議論したこと・決まったことが明確にならない

例をあげてみましょう。

突然あなたのもとに、他部門の会議ホストからこんなメール1本で会議開催案内が来たらどう感じますか?

XXX様 お世話になります。2月1日 13時~14時に会議室Aにて、以前から懸念となっているYYYの件で会議を行います。参加者はB課長、Cさん、Dさんです。ご出席よろしくお願いします。

いかがでしょうか?

僕がもしもこんな連絡を受け取ったら、アタマの中で様々な疑問(?)が浮かんでしまうと同時に、「この人と仕事してもいい成果が出なさそう」と思っちゃいます。

150時間/年間も会議している?

ちなみに、パーソル社が過去実施した調査では、日本企業における普通の社員は年間150時間、役職者になると年間300時間以上もの時間を会議や打ち合わせに費やしていることがわかっています。

社内会議に消費される時間
「ムダな会議」による企業の損失は年間15億円

貴重な人生で少なくとも毎週3時間はムダな会議に費やしていると考えると、なんだか虚しくなりますよね。

ムダ会議を変える3つの秘訣

Little Hiro

具体的にどうすればいいの?

Hiro

3つのポイントをおさえましょう!

ムダ会議が発生する原因を分解すると、大きく3つのポイントがあります。

会議を変える3つのポイント

つまり、準備・会議(ファシリテーション)・事後(フォロー)と3つのポイントに沿って原因を退治する必要があります。

もしもあなたが会議の参加者であっても、主催側であっても、常にこの3つのポイントを意識して会議に臨めば、明日からムダ会議はなくせますよ。

Hiro

ではみていきましょう!

会議の準備

準備を制する

会議の準備

会議前の準備を制するものは、会議を制します。

特に大企業サラリーマンの会議準備は大事です。

準備はまず目的とゴールをおさえよう

準備で考えるべきポイント
  1. 目的
  2. ゴール
  3. アジェンダ(議題)
  4. 参加者
  5. 日時・場所
  6. 事前宿題の有無
  7. 上記を踏まえた開催案内

まず目的・ゴールです。

その会議を開催する目的は何か?」「何がどうなったら会議が成功なのか?」を明確にしましょう。

この時に会議に参加するであろう人達のアタマのなかをイメージして相手視点に立つことがめちゃくちゃ重要です。(メタ認知力が試されます)

仮に上司から「会議を開け!」とぶん投げられて嫌々開催する場合においても、何も考えずに開催案内メールを送るのではなく、目的・ゴールを考えたうえで上司にそれとなく確認しましょう。

アジェンダ(議題)を決める

目的とゴールを下敷きにしてアジェンダ議題)をつくります。

「何をどのような順番で情報共有するのか・議論するのか・決めるのか?」を考えましょう。

例えると、どんな料理でお客様を喜ばせたいかを考えることが目的とゴールだとすると、アジェンダは具体的な料理メニューとの順番です。

お客様の立場に沿って、いきなりメインディッシュ(重要な議論事項)を出すのがよいのか、それとも前菜(簡単な情報共有)からがよいのか、どうすればその会議が成功するかのイメージに沿って料理構成と提供の順番を考えてみましょう。

参加者・日時・場所・宿題

それからアジェンダに必要となる参加者と日時・場所を決めます。

参加者・日時・場所アリキで考える場合ももちろんありますが、原則は目的・ゴール・アジェンダが優先されます。

そして最後に参加者への事前宿題有無の検討をしましょう。会議のアジェンダに沿った時間配分でゴールが達成できない場合、事前に参加者へ宿題としてお願いをすることも視野に入れます。

ここまで考え抜いたたうえで、参加者へ会議をはじめて案内すれば事前準備はOKです。

目的とゴールをまず考えてアジェンダをつくろう。そして時間・参加者・場所・宿題を。

会議のファシリテーション

会議のファシリテーション

大企業ムダ会議の特徴

  • 目的とゴールが見えない
  • 何がどこまで議論されたらOKなのか分からない
  • 参加者は勝手に内職をはじめる
  • 議論が横道にそれて気づけば1時間経過…
  • 会議のあとに誰がいつまでに何をすればよいかボンヤリ

このような大企業あるあるなムダ会議の原因を潰していきましょう。

ファシリテーターになろう

そのために、会議本番ではファシリテーターとして進行役を買うのが一番の解決策です。(ファシリテーターの役割を一言でいうと議論を促進する人物です)

Little Hiro

ええ、若手には難しいよ…

大丈夫です。

表立って司会進行をせずとも、ホワイトボードなどに会議の枠組みと議論のポイントを「しれっ」と書いてく事で、実質ファシリテーションすることもできます。

このご時世であれば、オンライン会議で手元のメモを画面共有しながらファシリテーションすることも可能ですよね。

会議と議論のみえる化

ファシリテーションの肝は会議と議論のみえる化です。

会議でみえる化すべきポイント
  1. 会議の目的とゴール
  2. 各アジェンダの時間配分
  3. 議論のポイント(論点)
  4. 決まったこと、持ち越すこと
  5. 会議後にやるべき次のアクションと期日

事前準備でせっかく考えた会議のそもそもの目的とゴールは、会議冒頭にちゃんと全員にテキストで共有します。

こうすることで仮に参加者の理解がズレていたとしても、共通した理解として合意を形成することができます。

そこからアジェンダにそって、時間を意識しながら議論を促します。

議論の対象とすべきテーマや、何を議論するかについては論点という形でこれも参加者にテキストで都度みえる化しましょう。

議論が尽くされたら、議論の結果決まったこと・決まらなかったこと(持ち越すこと)を明確にして、参加者各自が次にとるべきアクションとその期日をきっちり明確にします。

会議で議論した内容とそのあとの各自アクションを会議参加者の共通認識としてしっかりみえる化することがめちゃくちゃ大事です。

議論のみえる化をやろう。会議の最後には”まとめ”で議論の振り返りと、次にやるべきアクションの確認を。

会議後の議事録

会議後の議事録

会議が終わってもう一勝負

会議を無事終えてやっと一息。

がしかし、2週間後に次の会議を開催すると、「あれ、前回そんな話だったっけ?」ととぼけて手ぶらで会議に参加してくるメンバーがいるのが大企業です。

こうなると前回のおさらいからはじまり、改めて会議参加者全員のアタマの中を整えることでその会議の時間は浪費されてしまいます。

このようなイケていない事態を避けるためにも、会議で議論して決まったことは既成事実化することが大事です。

議事録を”創ろう”

Hiro

そこで議事録です

議事録と聞くと拒否反応があったり、新入社員の仕事だと軽んじて見たりするかもしれませんが、議事録こそ大企業サラリーマンのセンスが問われる腕の見せ所です。

議事録のポイント
  1. なるべく会議後はやく参加者へ共有する(理想は即日)
  2. 目的とゴールに沿ってどうやって既成事実を議事録で創るか
  3. 各自の次のアクションと期日を明記する

伝統的な大企業では、デジタル全盛時代においても議事録=正とするケースが多いです。

会議からの時間が経ってからの「言った言わない」を避けるための強力な手段です。

面倒な仕事だと捉えずに、議事録づくりはムダ会議を無くすためのためには必要な事後フォローと捉えて取り組みましょう!

議事録はいまだに大事な事後フォロー。センスが問われるので面倒くさがらずに取り組みを。

まとめ

いかだったでしょうか。

今回はムダ会議を変えるための3つの秘訣を解説しました。

もっと価値ある会議をしよう。会議を制する人は、仕事を制する。

  1. ムダ会議の原因は準備・ファシリテーション・事後フォローの不足。
  2. 会議準備」はまず目的・ゴールをしっかり考えよう。
  3. ファシリテーション」で会議をみえる化しよう。
  4. 会議後」は議事録。面倒くさがらずに取り組もう。
Hiro

会議を成果につなげましょう!

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